office automation

Mengenal Office Automation

Postingan kali ini semoga dapat membuat kita lebih mengenal Office Automation. Office Automation yang selanjutnya kita sebut OA adalah segala yang merujuk pada semua alat dan metode yang diterapkan untuk kegiatan kantor yang memungkinkan dalam pemrosesan kata, gambar dan suara dengan bantuan komputer. Keberadaan OA dimaksudkan untuk menyederhanakan, meningkatkan, dan mengotomatisasi kegiatan suatu perusahaan atau sekelompok orang (manajemen data administrasi, sinkronisasi pertemuan, dll). 

office automation

Beberapa tahun yang lalu mungkin saja kita masih mengartikan OA dengan Ms. Office serta segala hal yang berkaitan dengan word and number processing yang berjalan dimasing-masing komputer tanpa ada koneksi antar komputer. Namun sekarang OA tidak lagi terbatas pada pembuatan dokumen dengan komputer, namun telah mencakup pertukaran informasi, pengelolaan dokumen administrasi, penanganan data numerik, dan perencanaan dan pengelolaan jadwal dan absensi kerja.

Salah satu yang menjadi kunci utama OA (selain penyimpanan, manipulasi serta manajemen data) adalah kemampuannya dalam mempercepat proses pertukatan informasi dalam satu perusahaan/organisasi. Oleh karena itu, salahsatu elemen pendukung bahkan untuk saat ini sudah menjadi salah satu elemen primer dari OA adalah local area networking (LAN) yang mengkoneksikan setiap hardware yang ada serta mendukung proses kerja pada suatu kantor/perusahaan. Sehingga, secara tidak langsung, mau tidak mau, sistem OA juga harus memiliki sistem identifikasi dan kemanan yang mumpuni, apalagi jika OA tersebut sudah mencakup urusan keuangan serta hal-hal penting dan bersifat rahasia. Dengan sistem keamanan ini, memungkinkan OA tersebut hanya dapat diakses oleh para pekerja yang memang telah terdaftar dengan resmi.

Untuk saat ini, beberapa aplikasi OA bisa dibeli dari perusahaan pengembang, umumnya masih mencakup hal-hal yang bersifat akuntansi. Selain keterbatasan cakupan, sistem OA yang diperdgangkan juga tidaklah mendukung untuk diterapkan pada semua perusahaan. Hal ini terjadi karena setiap perusahaan/organisasi memiliki proses dan standar operasi (SOP) yang berbeda. Oleh karena itu, pada perusahaan besar tidak asing lagi ketika kita menemui satu bagian/unit/divisi teknologi informasi (TI) meskipun perusahaan/organisasi tersebut tidaklah bergerak dibidang IT. Umumnya salah satu fungsi bagian/unit TI ini untuk membangun/membuat sistem OA yang sesuai dengan proses kerja dan standar operasi perusahaan/organisasi tersebut.

Beberapa keuntungan penerapan OA yaitu dapat menyelesaikan banyak pekerjaan dengan waktu yang relatif lebih cepat, kebutuhan staf atau pekerja yang lebih sedikit, sistem dan manajemen pengarsipan digital sehingga salinan dapat dengan mudah ditransfer ataupun di back-up untuk berjaga-jaga jika terjadi kebakaran atau keadaan darurat lainnya. Serta dapat diperbarui secara bersamaan oleh beberapa orang jika terjadi perubahan.

referensi (dilihat pada tanggal 22 Juli 2012): en.kioskea.net, en.wikipedia.org, referenceforbusiness.com. image from http://www.newsmartuae.com/

4 Comments on "Mengenal Office Automation"

Hai, would be nice if you leave a reply. :D